Im Rahmen der Aktion “Testen für Alle”, das Bürgern und Bürgerinnen in Rheinland-Pfalz anlass- und kostenlose Corona-Schnelltests ermöglicht, kommen Ehrenamtliche der DLRG Landau zum Einsatz und leisten damit einen wichtigen Beitrag zur Bewältigung der Corona-Krise.

Für die DLRG sind damit allerdings auch die steuerlichen Vorgaben des Finanzamtes für die Tätigkeit des ehrenamtlichen Personals in regionalen Impf- und Testzentren einzuhalten. Hier gibt es klare zeitliche und monetäre Grenzen, deren Überwachung und Einhaltung erforderlich sind. Bei über 200 ehrenamtlich helfenden Händen war hierfür ein professionelles Zeiterfassungs-System erforderlich. „Wir haben 10-15 Helfer und Helferinnen im täglich wechselnden Schichtbetrieb, das erfordert einiges an Abstimmung und Administration“, sagt Julia Sauer. Gemeinsam mit Nicolas Raschke, beide Mitglieder der DLRG, koordinierte sie die Einführung des Zeiterfassungsystems.

Gemeinsam mit der GDI mbH, die der DLRG Ortsgruppe Landau e.V. ihre Zeiterfassungslösung „GDI Zeit profi“ kostenlos zur Verfügung stellt und auch die Kosten der Implementierung übernahm, konnte ein optimale Lösung für die Zeit und Stundenverwaltung aller ehrenamtlichen Helfer/Innen der gefunden werden. Pragmatisch und zielgerichtet wurde die analoge Zeit- und Stundenerfassung auf einfachem Weg und in kürzester Zeit digitalisiert und professionalisiert.

Über das lokale Netzwerk können sich die Mitarbeitenden nun unkompliziert und einfach per Web-Browser-Anwendung sowohl ein- als auch ausbuchen und haben selbst einen Überblick über Ihre bereits erbrachten Stunden. Dabei bleiben die sensiblen Daten durch individuelle Konten geschützt. Die für die Personalverwaltung zuständigen ehrenamtlichen Helfer/Innen haben die Möglichkeit, die Stunden und Anwesenheiten einfach zu überprüfen und den Überblick über das anwesende Personal behalten zu können. Auf die Möglichkeit Buchungen per Smartphone-App vorzunehmen wurde vorerst verzichtet.

Mit der „GDI Zeit“-Software erspart sich die Ortsgruppe Landau e.V. das Erstellen, Ausfüllen und Archivieren vieler aufwendiger Listen und Papiere. Dabei macht das System auf Fehler in An- und Abmeldung aufmerksam und sorgt für eine schnelle und einfache Behebung von Ungereimtheiten. Am Monatsende lassen sich die Stunden zur Abrechnung einfach und mit nur wenigen Klicks exportieren und für die DLRG sinnvoll weiterbearbeiten. Besonders wichtig ist auch die rechtzeitige Warnung durch das System, wenn gesetzte Arbeitszeitlimits erreicht werden.

„Mit der Software von GDI wird der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert und das Testteam der DLRG kann sich auf Ihre eigentliche Aufgabe von regelmäßig über 1000 Testungen pro Tag konzentrieren.“

–  Nicolas Raschke