Erleichterter Umgang mit SOP-Dokumenten

In der streng reg­ulierten Phar­main­dus­trie entschei­det die Pro­duk­tqual­ität. Fast ein Vier­tel der Pro­duk­tion­s­mi­tar­beit­er der Phar­main­dus­trie arbeit­et deshalb in der Qual­itätssicherung – die Ten­denz ist steigend. Die Aus­gaben für dieses Per­son­al und zur Besei­t­i­gung von Qual­itätsmän­geln betra­gen schätzungsweise zwis­chen 20 und 30 Prozent der Gesamtkosten. Seit dem Jahr 2010 hat sich die Zahl der Rück­rufe von Medika­menten fast ver­dop­pelt, so die Zahlen des Bun­desin­sti­tutes für Arzneimit­tel und Medi­z­in­pro­duk­te (BfArM). Es gibt also Prob­leme in der Anwen­dung von Qualitätssicherungssystemen.

„Wir stellen fest, dass SOP-Doku­men­ta­tio­nen fast auss­chließlich auf Audits zugeschnit­ten sind. Für den Mitar­beit­er sind deren Inhalte jedoch im Nor­mal­fall viel zu kom­pliziert und eignen sich kaum für Train­ings“, sagt Dr. Adam Soban­s­ki, Part­ner von MAIN5. Das Beratung­sun­ternehmen ist auf kom­plexe A‑Z-Pro­jek­te in der Phar­main­dus­trie spezial­isiert und berät Unternehmen auf dem Weg zu effek­tiverem Mitar­beit­er­train­ing. „Im Ide­al­fall sollte ein Mitar­beit­er beim ersten Durch­le­sen ein­er SOP ver­ste­hen worum es geht“, sagt Soban­s­ki. „Mitar­beit­er, beson­ders die in der Pro­duk­tion, müssen ver­ste­hen, wie sie Rou­tine-Tätigkeit­en kor­rekt und fehler­frei durch­führen können.“

Dafür bieten mod­erne E‑Learning Mod­ule ein aus­geze­ich­netes Instru­men­tar­i­um: Ein­mal erstellt, sparen sie in der Folge zusät­zlichen Per­son­alaufwand, sich­ern stets gle­ich­bleibende Qual­ität der Train­ingsin­halte, ermöglichen ein indi­vidu­elles Lern­tem­po und kön­nen auch bei hoher Mitar­beit­er­fluk­tu­a­tion jed­erzeit einge­set­zt wer­den. In ein­er fort­geschrit­te­nen Stufe lassen sich auch Train­ings außer­halb der realen Pro­duk­tion in der „Vir­tu­al Real­i­ty“ durchführen.

Studie bestätigt Audit-Fokus

Die Indus­trie ist generell sehr stark auf Audits fokussiert, zeigt die durch MAIN5 durchge­führte Studie „Phar­ma Insights 2019“: 94 Experten aus der Pharmabranche wur­den befragt. 70 Prozent von ihnen sind der Ansicht, die SOPs der Phar­main­dus­trie seien deshalb so unver­ständlich, weil sie his­torisch gewach­sen sind. 65 Prozent glauben, sie seien primär auf Audits fokussiert. Nur acht Prozent der Befragten hal­ten diese Prozesse und Train­ings für zukun­ft­sori­en­tiert. Darin liegt die größte Her­aus­forderung. „Die Erfahrung der aktuellen Großpro­jek­te bei unseren Kun­den zeigt, dass E‑Learnings sehr erfol­gre­ich sind, aber auch einen großen Aufwand erfordern“, sagt Sobanski.

Lernen mit Vergnügen ist am effektivsten

Für ein wirkungsvolles E‑Learning reicht es nicht aus, die vorhan­de­nen Spezial­is­ten um Weit­er­gabe ihres Wis­sens zu bit­ten. Vielmehr müssen diese Infor­ma­tio­nen optisch und akustisch in leicht ver­ständlich­er und ansprechen­der Form präsen­tiert wer­den (Ler­nen aus Pflicht­be­wusst­sein ist stets weniger effek­tiv als Ler­nen mit Vergnü­gen). Best prac­tice E‑Learnings soll­ten inter­ak­tiv, ein­fach und mit einzel­nen Mod­ulen von 20 bis 40 Minuten Dauer angelegt sein. Für ihre Erstel­lung ist eine spezielle Soft­ware notwendig, die nach Kun­den­wun­sch aus­gewählt wird. Damit wer­den Tem­plates entwick­elt, die ein Grundgerüst für die Inhalte bieten und in ansprechen­der Form die Ler­nen­den motivieren. Diese Tem­plates erle­ichtern später auch die rasche Erstel­lung weit­er­er Train­ing­sein­heit­en, ohne dass beson­dere IT-Ken­nt­nisse erforder­lich wären.

Die gewonnene Zeit kann sin­nvoll für die didak­tis­che Aufar­beitung des Inhaltes genutzt wer­den. Deshalb kann E‑Learning die Grund­lage für eine höhere Qual­ität­skul­tur im Unternehmen bilden, bei der Ver­mei­dung von Fehlern im Rou­tine-Ablauf helfen und auch zu ein­er höheren Iden­ti­fika­tion der Mitar­beit­er mit ihrem Arbeits­ge­bi­et beitra­gen. Inner­halb des Unternehmens braucht die Train­ings-The­matik kün­ftig stärkere Aufmerk­samkeit des Man­age­ments sowie ein finanzielles Fundament.